SharePoint online : quel devenir ?

Avec Office 365 Microsoft a su s'insérer dans des secteurs difficile d'accès pour eux jusqu'ici et se rendre indispensable. Pour moi leur grande force actuellement, c'est qu'ils mettent à disposition du public, pour un prix raisonnable, des outils performants qui peuvent énormément faciliter la vie des utilisateurs. Sans passer par Office 365, l'installation de ces outils en Standalone (ou OnPremise comme on dit aussi) serait complexe, gourmande en temps ainsi qu'en maintenance et donc en financement.
L'un de ces module appelé SharePoint online, permet de créer un intranet simple en quelques clics. Forcément cela demande de la pratique sinon, la tentation est grande de faire un gros fourre tout inutilisable. C'est l'une des étapes de la Gouvernance, qui doit être faite en amont du projet pour que ces données soit exploitables et donc rentables pour l'entreprise.

A l'heure de l'ouverture

Microsoft, qui depuis quelques temps attaque le marché des PME a développé un 'Mini SharePoint' en mettant à disposition des 'Groupes', accessibles directement depuis le webmail.
La simplicité d'utilisation est confondante! Un groupe est créé en 3 clics, les droits de partage se font en un clic et surtout on peux ouvrir ce groupe à une personne totalement étrangère à l'entreprise, sans pour autant mettre en péril les données de celle ci!
Avec donc un minimum de connaissances, il est possible de mettere en place un outil extrèmement puissant de collaboration qui se coulera parfaitement dans la suite Office que tout le monde connait.
Pour moi, la seule chose un peu déroutante c'est que le produit est clairement encore en évolution, et un bouton peut tout à fait être déplacé du jour au lendemain... Par contre le bon coté des choses c'est que les fonctionnalités dont on rêve apparaissent comme par magie de jour en en jour.
Groups met à disposition tout un set de services qui permettent de décupler la productivité.

Les services offert par Groups

Où l'on retrouvera les notifications des différents flux et les fils de discussions des uns et des autres intervenants.

Où l'on retrouve un calendrier Outlook classique que l'on peux superposer aux autres calendriers.

Emplacement très utile, où l'on retrouve les pièces jointes des conversations, et surtout, l'emplacement où l'on retrouve les documents partagés provenant du SharePoint de l'entreprise. (Sans possibilités pour les memebres du groupes d'accès aux autres données de l'entreprise!)

Qui peut être connecté et synchronisé à votre OneNote.

Possibilité ici de connecter par exemple Facebook ou Twitter et remonter ainsi dans les conversations des fils d'informations automatisés. Très utile pour un groupe qui aurait besoin de savoir ce qu'on dit d'un Hashtag sur Twitterpar exemple.

A mon sens les deux onglets les plus importants et pour le moment les deux plus cachés, je vais y revenir plus en détail par la suite.

Le futur des Groups

Les deux services Site et Planificateur sont les services les plus intéressants et les plus prometteurs à mon sens.
J'y reviendrai dessus lors d'un prochain article.

Suite de l'article

Les Groups : futur de SharePoint online? 2/2

Les Groups : futur de SharePoint online? 1/2

Les deux services Site et Planificateur que je vous ai présenté dans l'article précédent sont les services les plus intéressants et les plusprometteurs à mon sens. Site Lors de la création d'un groups le système créé automatiquement un site SharePoint qu'il paramètre actuellement automatiqument comme suit :

Site du Groups SharePoint

Le site possède deux entrées :

Les actualités

Les activités

Création d'une actualité dans le site du groups

Les actualités se crééent très simplement! En suivant le principe de Sway, le créateur d'article type Blog de 365 (dont on se demande quand il disparaitra tant il semble inutile à la place qu'il occupe actuellement).
Entre chaque bloc un "+" apparait et donne le choix en cliquant dessus à plusieurs modules disponibles.

Gestion de taches avec Planner

Possibilité de créer et de gérer des taches à assigner à un utilisateur (on espère d'ailleurs bientôt pouvoir l'assigner à plus d'un user). Le dashboard est super lisible, classable par colonne avec un système de marqueurs de couleur.

Vue graphique de Planner

La vue graphique des taches créées dans Planner permet de voir d'un coup d'oeil sur une interface claire à la Power BI les taches terminées, en cours ou non commencée et ce, par utilisateur.

Conclusion

La seule chose inquiètante avec ce type de mode de travail : l'utilisateur ainsi que l'administrateur est à la merci de toute modification que Microsoft prendra sans prévenir.
Mais Microsoft a changé nos habitudes de travail avec Office 365 et a su s'insérer dans le monde des petites PME en mettant en place une série d'outils performants et d'une mise en oeuvre abordable tant d'un point de vue technique que budgétaire. Un vrai bonheur!

Synchroniser une bibliothèque SharePoint avec le nouveau OneDrive

Je viens d'avoir un nouvel ordinateur portable en Windows 10 et j'ai eu quelques surprises concernant la synchronisation des bibliothèques SharePoint.

Plus moyen de juste cliquer sur le bouton de synchronisation sans avoir ce message :

Pour résoudre le problème

Pour synchroniser les fichiers SharePoint avec le nouveau client, vous devez également synchroniser des fichiers OneDrive avec le nouveau client.

1. Connectez-vous à Office 365 en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint.
2. Sélectionnez l’icône du lanceur d’applications Icône ressemblant à une alvéole et représentant un clic de bouton qui révèle des vignettes d’application à sélectionner. dans le coin supérieur gauche, puis choisissez Administration pour ouvrir le Centre d’administration Office 365. (Si vous ne voyez pas la vignette Administrateur, vous n’avez pas les autorisations d’administrateur Office 365 dans votre organisation.)
3. Dans le volet gauche, choisissez Centres d’administration > SharePoint.
4. Dans le volet gauche, cliquez sur Paramètres.
5. Vérifiez que «OneDrive bouton Synchroniser » est défini sur « Afficher le bouton Synchroniser. »

6. Pour « Client de synchronisation pour SharePoint », sélectionnez Démarrez le nouveau client.

Cliquez sur OK

Ces modifications en quelques heures de se propager.

Pour vérifier qu’ils ont propagés, accédez à un site SharePoint Online et cliquez sur synchroniser. Dans la boîte de dialogue navigateur confirmant la demande pour ouvrir un programme, le programme « » doit apparaître comme « Microsoft OneDrive » et le « adresse » doit commencer par « odopen : / / »

Et
voilà !

UN NOUVEAU TYPE DE COLONNE DANS SHAREPOINT ONLINE !

Il est dorénavant possible de créer et customiser ces différents types de colonnes en cliquant sur le "+" qui est tout à droite des colonnes ou dans les vues des bibliothèques.
Le monde est merveilleux !

Voici les nouveaux types de colonnes disponibles:

• Choix
• Hyperlien
• Image
• Ligne de texte simple
• Ligne de texte multiple